Säkerställer att alla ser dokumentet på samma sätt. Sidnumreringen i t.ex. Word beror på skrivarens drivrutin och stavningen.

Utskriften kan levereras till mottagaren elektroniskt, även om mottagaren saknar programmet som använts för att skapa utskriften. Ett utmärkt sätt att leverera t. ex. en elektronisk broschyr som är gjord med ett publiceringsprogram.

Den förminskar filstorleken. Förminskningen med PDF-XChange är vanligen 25% - 75%, men t.ex. RTF-filer kan förminskas upp till 95%.

Hög datasäkerhet – inga makrovirus. Man vågar öppna en PDF-bilaga, och den fastnar inte i mottagarens brandmur.

Döljer metainformation. T.ex. när man kopierar ett nytt mottagarnamn till ett Word-dokument, kan det föregående ofta stanna i metainformationen. Detta kan intressera t.ex. mottagaren av en offertbegäran.

Döljer räkneformler i Excel. När användaren sänder uträkningsresultat till kunden, kan det i misstag följa med delar av tabellen som vi inte will visa kunden.

Hindrar oavsiktlig redigering. T.ex. innehållet i en Excel cell kan oavsiktligt förändras under hantering av tabellen, och därmed förändra uträkningens resultat.

Krypteringsmöjlighet med en 128 bitars algoritm. Varje PDF-XChange användare har en möjlighet att hemlighålla en PDF-bilagas innehåll i sin e-post med en stark kryptering. Innehållet öppnas endast åt innehavaren av lösenordet.

Elektronisk arkivering av utskrifter. T.ex. om man vill bevara information som man hittat på internet, så behöver man inte skriva ut det på papper. Elektroniska blanketter som fyllts i på internet kan krypteras och arkiveras som en PDF på den egna datorn.

När man arbetar med en bärbar dator kan man ge rapporten dess slutliga form, även om man inte skulle ha tillgång till en skrivare just då.

Läsprogrammet som har en omfattande spridning är kostnadsfri och tillgänglig för alla, även privatpersoner.